海运整柜操作流程

海运整柜出口操作流程

(仅供Goodhope Freight公司内部员工操作培训使用)

  1. 1.接单,根据公司提供的发货人与收货人,首先发邮件并打电话联系发货人或者工厂介绍自己公司或者下单客户,订单情况与发货人核对这票货是否与公司给的信息相符;

    其次让发货人提供BOOKING,或者发BOOKING格式给他们填写加章后发回给我们,BOOKING的内容要求有完整的:发货人/ 收货人的公司名,地址,电话,联系人;起运港,目的港,品名,重量,体积,装货地址与联系人,装货时间,运费,船期,船公司,集装箱货柜类型,货柜的数量,

    发货人与收货人的公司还应提供相应的营业护照号或者目的国相应的商业号码。

    再次确认出口报关我们负责还是他们自己,是需要我们买单还是发货人能提供出口报关资料;

    收到BOOKING要仔细检查BOOKING的内容与此类产品是否能出运,如有敏感品,化工品等船公司不接受的产品应及时与商务、业务或者船公司沟通确认落实好再安排下一步的工作;

    如果需要我们买单报关的货物,应与报关行核对是否能够买单或者包柜,如不能做到应及时与公司沟通反映情况。

    以上工作准备好以后再准备接下来的工作。
  2. 2.订舱,根据发货人提供的BOOKING,更换公司的章或者按照船公司的BOOKING格式重新填写新的订舱单,把我们与船公司的合约价格更新上去,然后再发邮件给船公司或者网上时行订舱。

    订舱应该根据发货的的货好时间来订,应留给拖车报关、截ENS、截AMS、截提单补料、熏蒸消毒、等足够的时间,如果时间紧应与相应的环节负责人积极联系沟通再进行订舱。

    订舱后应盯紧船公司,半天后还没有放下舱位应每隔一个小时催一次;

    如遇到旺季舱位有问题,船公司迟迟放不下SO,应及时与公司反映情况,是否需要向多家公司进行再订舱。

    如遇到客户不在意使用那个船公司,我们可以决定使用那个船公司,而市场舱位紧张的情况,根据实际情况向不同的船公司订舱,最后根据实际运费与放舱的情况给客户安排最优的性价比高的船公司。

  3. 3.安排拖车,安排拖车只需要给到拖车行SO与约好装货地址与联系人时间。在订舱的时候应同时与拖车行联系好具体去哪里拖车,拖车费用是多少。

    如遇到紧急的时间跟车行确认是否需要走高速,产生的费用也应是公司或者客户沟通谁来支付这个多出来费用;

    需要二地或者多地装的应确认好先装那个地方再装哪个地方的货物;

    尽量避免压夜,车到了货还没有准备好,一定要与发货人确认清楚详细的装货时间;

    如果客户需要选柜要安排拖车前就要跟车行交待清楚,并把相应的费用告诉客户;

    如果货物需要熏蒸消毒处理或者做其它检验要提前告知车行与相应的公司;

    过磅,每个柜子都要求过磅.

  4. 4.熏蒸消毒、非洲PVOC、CIQ、ILAC、COC、COI等装船前工作,一般这些工作是在装还货物,集装箱还到码头之前要做完,按照公司指定合作的公司进行熏蒸消毒、非洲PVOC、CIQ、ILAC、COC、COI订舱,并约定好检验操作的时间,告诉车行同时告诉司机什么时候要运处理这事。
  5. 5.报关,报关是出口中最关键的一个环节。 工厂提供报关资料的按照报关行的要求给到资料一般问题不大;如果是买单出口报关或者是包柜的,一定要求工厂给到详细的:品名、件数,尺寸、规格、单件重量、总的重量,准确的HS CODE 海关编码。

    报关强调的是如实申报,同样要跟提供信息的人强调“如实申报”的重要性。

    买单报关的柜子一定要在安排订舱之前把货物的大概信息给报关行确认是否能够买单或者出口包柜,从哪个港口出运比较方便等问题。

  6. 6.对单,核对提单上的内容,提单上的所有最终的内容一般由发货人提供,截止时间通常在SO上面有标明截CI时间,提前二小时提供以便船公司或者代理有足够的时间去处理资料 。
    • 发货人与收货人详细:公司名称、地址、电话、联系人、营业护照号(每个细节都需要完整,真实有效的)
    • 通知人:一般为“same as consignee”但有些指定货物的收货人需要指定清关的代理,这里要填写他们的详细信息。
    • 起运港与目的港按照订舱与SO的一致,特别注意目的港有些港口的名字是一样的如美国的Auckland与新西兰Auckland都是一样的。千万不能把目的港填错,如果有必要的话跟业务或者客户进行再确认。
    • 船名航次是船公司默认的,通常不用太关心,如果船公司因为其原因换船名与航次我们也是决定不了,要跟客户做好解释,以免影响客户需要使用这个来做信用证之类的。
    • 品名,有时候船公司要求品名要与舱是一致,有时候品名关系到目的港的清关,大类名,是否需要相应的HS CODE等要需要根据各方的要求来提交,
    • 提单号码/封条与柜号要提交准确,如果 一个SO提单号码有相应的多个柜子则都需要提供;
    • 体积与重量,船公司会要排你提供的数据显示在提单上,他们并不会根据他们的系统来显示。
    • 付款方式,到付还是预付,如果是使用国外代理的合约号订舱的,运费默认是到付的,由目的港支付;如果是国内向船公司谈的运费则需要填写预付。付款方式很重要,虽然大多数情况船公司的单证会提醒你,但有时候他们也会忘记,如果是预会写成了到付,那么你要从中国付款给船公司目的港的分公司,或者由收货人直接支付给船公司,这样就会让客户知道成本,这票货也没有了利润。
    • 出单方式:正本提单/电放提单/CWB;中南美/中东/非洲/俄罗斯一些国家一定要求出正本提单才能清关与提货,大多数国家是支持电放,CWB做的多的国家为近洋线的只需要几天就到的国家,CWB这个方式风险比较大,做这个条款的一定要跟卖家与买家二都邮件或者提供相应的正本保函确认好才能做。出单方式最安全的是正本提单与电放提单,这二个都得经过我们同意才会放货。出提单的方式还会影响到寄提单到国外客户的快递费用或者电费用认谁来支持的问题,还有一方面就是时间问题。很多时候客户付款比较慢或者我们付给船公司也比较慢,而柜子又快到港了如果没有及时放货会产生额外的仓租与柜租等问题,或者影响到客户交货时间。
    • 申报AMS ISF, 美国线的海运整柜需要在开船前72小时向美国海关申请货物AMS与ISF资料,AMS可以由中国这边船公司申报,但ISF具体要与目的地的收货人确认是否由他们的美国代理申报还是由我们来代申报,如果是由我们公司来申报,还需要与客户确认是否有”IMPORT BOND”,如果没有是否需要要委托我们购买。购买一次性BOND收费是USD100,代申报ISF的费用是USD75一次,这二个费用如果公司报价时没有报给客户,这里也要跟客户确认好费用。如果由我们代申报ISF的,船公司或者代理会提供二份资料给收货人签字授权,这样才能进行申报。
  7. 7.准备其它文件,准备熏蒸消毒证书,产地证CO, FF,装箱单/发票。柜子上船了提单核对完,准备其它文件给目的港客户清关用这时的时间就比较宽松,可以要根据客户的要求多沟通来满足他们。虽然准备这些文件的时间充足,但是也要及时准备全面寄给客户。
  8. 8.账单,核对船公司或者代理给到的对账单是否与BOOKING下单时的金额一致,如果不一致应该确认好为什么产生有这些费用,费用多少是否合理并且告诉客户。 做账单给客户要有详细的货物信息,单号/客户的名称/收费项目/开船时间/做账单时间/经手人/公司的银行账号。

    FOB指定货物的海运账单应分开中文账单与英文账单,中文的把本地费用与HANDING CHARGES做好给发货人,英文的要使用英文的格式做转并加上公司的业务章转换成PDF格式发邮件给国外的代理或者收货人。

    做好账单后要及时发邮件给客户,客户是在国内的跟他们确认好是否需要开发票,如果要开发票,我们只能够提供“增值税普通发票”不加收客户的费用。开发票要求按照开发标的格式来,如果不懂可以跟公司财务沟通,开好后记得要加上发票章。发票寄给客户一定要求使用顺丰快递寄给客户,运费由公司支付,千万不能使用其它快递。寄快递的费用记录在这票货的成本里面,快递号码也要登记在这票单里,以便日后可以查询。

    当发账单给客户时要提醒客户集装箱预计到港时间,催他们在到港之前及时付清运费给我们,以免影响寄提单放货等工作,目的港产生额外的费用。

    寄发票前一定要扫描留底一份在文件夹里。

    当收到船公司或者代理的账单确认无误后及时要求他们开“增值税普通发票”寄给我们,美金与人民币要分开来开。代理发票一般寄快递过来是到付,这个费用也要登记在这票货里面作为成本。

  9. 9.放货,海运放货原则上一定要收回海运费才放货,有些客户后面还有柜子的可以向业务或者公司确认是否先付款给船公司,把货放了。

    如果公司同意放货还再需要发货人提供“放货保函”或者发邮件确认通知我们放货才能放,不然公司会因此承担很大的责任。

    申请放货有时候时间也是很紧紧迫,要在柜子到目的港之前一周内申请是比较保险的。 放货时寄保函或者正本提单的快递也要使用顺丰,并把正本提单扫描留底。

总之国际海运整柜操作流程大概是这些步骤,具体每种产品,每个出运港口 / 每个船公司 的规定有所不一样,但相差不会是很大。每个步骤都需要认真细心地去安排,与客户船之间及时进行沟通。

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