国际快递操作流程

细节决定货物是否顺利到达目的地,不同的操作如同炒菜,结果会不一样!

新入门从事国际快递工作的操作人员学习教材,全面准确详细地介绍作为快递代理公司从如何收货到发货,收货人收到货一整条流程的细节、文件、注意事项,十年国际快递经验的从业专家倾心著作

确定是不能发-报价-收货-仓库-称重与尺寸-拍照-发票-账单-收运费-发货-核对账单-处理问题件-收货人收到货-操作完成

确定能不能发货

这是最关键的,产品要符合以下二个重要的条件才能安排发货:1.快递公司的规定; 二,海关法律法规。

快递公司规定

每个国际快递渠道都对于产品的属于要求都有一定的规定。如香港DHL FEDEX UPS可以接受带电池产品;大陆FedEx EMS TNT都不能接受带电池的产品。

通常国际快递不能接受的货物种类大概有:液体、粉末、肉类食品、植物。

国际快递公司的其它规定,如超过120CM的货物有些快递有超长费,有些没有;

单件超过68公斤的货物价格不一样;

旺季时候对于整票货物的总重量限制;

偏远附加费用,对应的邮编与城市可能会属于快递公司自己定义的偏远地区;

海关规定

海关规定。1是中国出口海关的规定,如果发货人能够提供出口报关资料正式做出口申报,那么不用太过于关心能不能出海关,基本上是没有问题的;如果发货人/供应商/工厂提供不了“出口报关资料”,那么需要详细确认好品名,品牌是否符合海关要求。通常只要不是有侵权,仿牌的产品都能出口,如果是国内品牌的,发货人能够提供购物小票与发票那么也可以出口。

2.目的地海关规定, 不同的国家的海关的法律法规是不同的,收货人对于自己所快递进口的产品是否通过海关也是有不一样认识。

同样一个产品比如LV包邮寄去美国海关,如果没有LV公司的“进口许可证”与授权,那么美国海关就会认为你所邮件的是侵权的;如果邮寄去非洲的一些小国,当地的海关可能根本没有侵权这样的规定

如何判断货物符合不符合国际快递公司支付宝

面对不同的国家一样的规定,如何去鉴定这个产品能不能顺利通过目的地海关呢?我们属于国际货这代理,要想对了解清楚目的地海关这么专业的事情是件不简单的事情?分二种情况来判定:

  • A: 大概的常识来判断,收货人是公司或者是个人有过寄同样产品的经验的通常了解海关的规定,产品也能顺利过海关;收货人是个人从来没有邮寄过或者根本没有听过四大快递的,只想报个价格就等着收货这类客户一定要小心地寄,不要随便帮客户寄,不然很容易出现这问题那问题。
  • B: 精准判断:产品明显是不符合海关规定的;收货人有丰富经验的。

    一定要提醒客户国际快递是DDU不包税,目的地海关有可能会产生税金与手续费。

    有很多客户经常会有这样的一个问题: 我自己使用的东西为什么还要交税?如果没有提前告诉他可能有税,那么当快递以了当地海关后产生了税,他不是拒绝付就是会来骂你。

    拒绝付关税,货物有可能会退运回国,退运回来的运费比寄过去的要多三倍,客户不要货那么我们就会扣失很大;如果客户怪我们没有说这事,那么可能就会损失了一个客户。

作为专业的国际物流行家,好望角国际货运代理的操作应该熟悉掌握国际快递整条链的各个仔细,提前给客户做好资料与告知可能会产生的问题与费用,让客户明明白白使用我们的服务 。

装箱单

让客户提供:货物的品名,件数,包装的尺寸,重量,包装的类型。如果提供不了准确的就给个大概的。

报价

国际快递的报价基于体积重与实际重来计算。由于我们公司国际快递的渠道众多,同一个重量可以选择的渠道超过了10个以上。 不同的渠道每公斤的单价不同事,对应该的运输时效也会一样。

正常来讲越是价格高的渠道,从我们仓库发货到收货人收到货的时间要比价格低的要快。给客户二三个渠道的价格与对应的时效,让客户来选择走那个渠道。

收货

:把货物从工厂发到我们深圳仓库。

分二种情况: 1.要我们提货,2.客户发物流到我们仓库。

自己安排上门收货

需要我们提货的首先要联系供应商确认好时间,地点,联系人,电话,再次确认提货的件数,体积,重量。 离仓库不远的叫货拉拉,离仓库远的建议叫发货人帮我们找物流发货,然后我们支付费用给他,通常他们都会愿意帮忙;

如果发货人不愿意帮忙只能自己联系:顺丰、德邦、跨越、等国内物流或者快递公司上门去提货。

客户自己交货到仓库

客户直接发我们仓库比较简单:直接发我们公司自己仓库,通常是小件的货物;直接发快递公司中转仓库,大件的或者一票货一次送完,不用分好多个供应商合单的货物。要交待好发货人货物入仓的细节。快递公司或者代理公司的入仓条件要了解,不能让送货司机去了解规则。

快递收货中工厂直接发货过来的要叫工厂把我们的操作的“文件号”写在每个箱子的外面,并打印一份入仓纸随货走;如果是淘宝购买的货物或者好几家一起拼的样品统一来发入仓,这样的只需要给客户仓库地址按照如下的格式来填:

仓库地址:广东省 深圳市 福田区 园岭街道 -八卦四路-中浩大厦一楼1688
联系人:(客户名)+入仓号20CMZ0808
联系电话:18503038786(实际操作的电话)

严格按照这样的流程来操作,当我们收到货我们就很容易能够区分出是那个客户的货物。

仓库

仓库的工作非常重要,这里的仓库指货物进入好望角国际物流的仓库。这里详细地介绍当货物到达我们仓库时,操作所需要的工作有那些,需要注意的问题有那些。

操作仓库所需要的工作主要有:表格登记入库单号,称重与尺寸,拍照,贴标签,包装,分拨货物。

  • 1.使用扫描枪,把货物登记在“入仓表”里面,照片,称重,包装的尺寸。
  • 2.贴标签:这里指客户需要我们贴的标签,并不是定需要每票都要做这个工作,只有客户有这个需求了才做。按照客户的要求使用热敏纸对产品或者是外箱贴好标签。贴标签的费用需要跟客户说明,通常收RMB0.6/个。
  • 3.包装,

    包装的前提: 一,客户要求我们提供重新打包服务, 二货物的包装不符合快递公司的要求。

    对于客户要求我们重新包装的,一般是收到很多从不同店里寄过来小件的包裹,需要重新装入一个大的纸箱里面,这样的情况比较多。对于这样的我们要跟客户确认小包裹的外包装要不要拆还是直接连外箱一起放进大纸箱里面! 注意一个纸箱连同包装工作我们收客户RMB50/CTN!

    货物不符合快递公司的要求,如木箱,不能使用原木,并且需要做活页(方便海关等用手直接能够开箱检查货物),打木架等等通常我们需要请外箱专业的师傅过来处理,费用要跟客户确认好再去包装。

    单件货物超重,超长也有可能不符合快递公司的要求或者运费会不一样。这里要修改符合快递公司要求的包装也需要跟客户确认,并且收费。

  • 4.拍照,

    仓库收到原始的货物包装一定要拍照给客户,以防包装已经损坏了,客户收到货发现货物也坏了,把责任都推到我们公司, 二是照片能够大概看出货物重量与体积,以防客户收到货发现货少了,找不到证明,有些货明显可能是很大件的才对,我们收到货很少,就能说明卖家发少货给我们仓库,而并不是我们这边环节出来问题发少货给了客户。

  • 5.其它仓储服务,根据具体的情况来提供。

账单

有了仓库提供的件数,体积,重量,结合前面的业务报价,就要开始做好账单发微信或者邮件、QQ给客户确认并通知客户付款,并提供付款回执的照片给我们。

账单有二种,一种是客户支付人民币,另外一种是美金账单。

人民币账单给公司的人民币账号加上微信支付码与支付宝二维码在账单里面,方便客户选择不同的付款方式。建议客户从他们公司付到我们公司,我们开发票给他们,公对公付款。

美金账单,使用公司美金账单模板,英文的。客户付美金只接受公司对公司,不接受个人对公司,一定要提醒客户!

客户支付美金还需要加上银行手续费,一般收USD15/票。

遇到客户不认可运费或者是收费重量的,及时做好解释与沟通。

容易现出客户客户不明白实际重量与体积重量、量的尺寸比较大不能接受等等情况。实重货物不会出现这个情况,抛重的经常都会遇到这样的情况。这里需要重新量尺寸并照片给客户,跟客户解释如何量的,量最大边。如果客户还是不能认可尺寸,那么可能要改渠道或者退货处理。

收运费

收到运费我们才能安排发货,由于国际快递的特殊性只要货交到国际快递公司我们想取回来是不行的,也就意味着只要发货出去了,如果客户支付国际快递费给我们,我们很难跟客户要回来。

对于新客户,信誉不好的、国际快递费用金额比较大的一定要收到运费先。

一定要要求客户付款后提供银行的付款回单或者是截图,并且核对公司名,账号是不是一字不错的,不管是人民币还是美金只要一个字母或者数字错了,我们银行都不可能收到这笔运费。

当客户支付人民币给我们,私帐通常是实时到帐的,对公付款在非工作时间会有延迟。

付美金通常要二个工作日后我们的银行才会通知我们有没有收到这笔款,所以付美金的一定要有了重量与体积后立刻发给客户,让客户付款。美金付款只接受公司付过来,个人付美金到我们公账容易出现退款情况。

收到客户提供的美金付款回单,仔细检查核对信息是否一字不差。新客户在付款时容易出错,比如找错一个字母,付到人民币帐上去了。

当一二天后我们的银行通知有这笔款时,要按照银行的要求做好银行资料,发给财务。她会把这个资料交到银行,最终这款美金的运费才会从银行进入我们公司的帐号。

付美金到入帐最快也要3个工作日,而国际快递客户又是希望尽快收到货。如果要等二三天才发货,很容易导致货物的运输时间非常长,引起客户不满。这里就需要与业务,财务沟通是否需要提前帮客户发货还是扣着货等收到快递费再安排。

美金收款除了对公外,“西联付款”也是非常好的一个渠道 , 尽量不要接受Paypal。注意国外客户用信用卡支付美金给我们是不接受的!

资料

清关资料

国际快递需要准备的资料通常指的是给目的地海关清关所使用的资料。“形式发票”“装箱单”“产地证”等

这些国际快递的清关资料是由发货公司提供,对于不会填写发票或者不懂英文的客户,我们代客户填写好后也要发给客户确认,确认没有问题后再使用这个发票随货走。 如果我们没有跟客户确认,随便写,到时出现清关问题,或者关税过高,客户就埋怨我们,要我们来承担这个责任。

商业发票

“Commercial Invoice”“形式发票”是必须的,很多国家海关的要求也只需要提供这个文件,电子版打印出来随货走就行,如欧洲与美国,加拿大、澳洲。

而一些世界比较难清关的国家如:巴西、沙特、菲律宾、俄罗斯......这些国家不单是要形式发票,还要装箱单,产地证等一式三份打印出来,加上发货公司的公章随货一起走。

检查发票是否填写完全与正确。公司名,地址,联系电话,欧盟的公司需要提供“EORI”号,个人需要提供税号,品名,海关编码、材质用途,货值等等。

很多国家进口发票里面要写上“Made In China”这句话,特别重要!不然也会容易出来清关问题,要重新提供发票。

发货

发货所需要资料

国际快递发货所需要的资料:交货清单,商业发票,其它特别要求的资料。

交货清单指是代理给到的交货表格模板,通常有我们公司在代理公司开的帐号名称,品名,件数,重量,走货渠道,发货日期等信息。

商业发票指上面所介绍的“Commercial Invoice”

发货步骤

国际快递出货步骤:准备好出货资料,在外箱标上订单号码(文件夹单号)

发货主要有二种,一种是通常供应商直接把货物发到代理仓库;

第二种是货物在我们仓库,然后我们再把货物发到代理仓库;

二种方式都需要准备好打印出来发货所需要的资料,与外箱标记好出货单号,交待好送货司机给仓库“交货清单”,发票则贴在外箱上面。

核对运费

核对交货给代理公司的运费,与我们收客户的运费是否正确。如果出现亏本很多的要跟业务或者客户沟通是否报错价格了,或者是重量比之前报价多了。跟客户协商解决,或者更换渠道。

并且查看账户余额是否欠费,如果欠费要及时提醒财务交运费。不然的话代理不会及时安排出货。

处理问题件

登陆代理系统后台,查看是否有扣件,有扣件要及时处理。

处理问题时间要在交货后及时查看,不能等一天才处理。太久才处理会影响到运输出货时效。

收货人收到货

发货后要及时在相应的网站上查询与跟踪货物是否交到国际快递公司仓库,预计什么时候到达目的国海关,清关是否有问题, 收货人是否有及时交税,派送给收货人是否顺利。

这当中遇到问题的时候也及时找发货代理与发货人或者客户去沟通,需要提供的资料要补交上去。

收货人收到货如果出现破损,少货之类的要及时沟通解释。通常丢货了的可以找相应的国际快递公司去查询或者赔偿;如果是货物破损或者收到总的件数对,里面的货物少了,这样的情况很难处理,如果收货人已经签收了,那么快递公司不可能会理这事;如果送货时收货人当面检查,出现了这事,当面拒收那么可以建议收货人与当地的快递公司协商赔偿。

操作完成

当收货人收到货物,此票国际快递操作整个工作就做完了。恭喜你!