操作注意事项

指定货操作细节

指定货操作联系工厂一定要发邮件与打电话给工厂，让工厂提供：BOOKING / PACKING LIST / COMMERCIAL INVOICE / 营业执照 / 货好时间 / 运输条款 FOB 还是exw / 。如果工厂提供不了准确的装箱单，那么要先要个大概的体积与重量，品名，这三个是非常重要的。因为FOB与客户沟通的是英文，很有可能翻译不准确，不能确认到产品是否可以运输或者需要加收额外的费用等等问题。

指定货操作，如果工厂是FOB价格的话要收工厂本地费用，如果是EXW而业务已经跟客户确认好的就无需要再确认，如果业务还没有跟客户确认过的操作要发邮件告诉客户相应的工厂是EXW，相应的提货费用，报关费用，买单费用，文件费，码头费用.....之类的如果业务没有报价要顺便告知一下客户。

指定货物操作，联系工厂后货物情况要及时邮件更新给客户，货好了，货还没有好，工厂为什么不能发货.......等等问题

指定货操作如果发货工厂有好几家，要集中一起运的时候，不能随意让工厂知道客户有好多家工厂的货一起运，特别是不能为了自己方便或者省事/省费用之类让其中一家工厂的货发到另外一家工厂的仓库一起去装。如果要这样操作，一定要发邮件征求客户的同意下才能这样去操作。很多时候客户愿意让工厂知道自己也从另外一家工厂采购东西。

当工厂货物都发出来了，到了仓库，报关放行完了要及时更新货物情况给客户，开船或者飞机起飞后要及时发邮件告诉客户，更新官网的轨迹给客户，不要第三方平台查询更新给客户，这点也是很重要的！

当使用国内或者国外代理服务：如仓库，派送 / 清关等服务时。尽量要让客户觉得这是我们公司的或者是我们公司合作的。国内海关监管仓库可以直接说是国家的或者是机场的，航空公司的，国外仓库可以说是我们合作的代理。

入仓单一定要换成自己公司抬头，这个很关键。

整个流程操作核心的是让客户觉得多数都是我们公司自己的渠道，不要有代理的信息或者第三方的信息。让客户觉得省心省费用。

更新时间：2023-07-04

1.认真按照渠道的要求，提前告知客户各项细节，做到对渠道的熟练掌握，减少出错与操作环节，提高工作效率；
2.报关资料一定要详细准确提供，一定不能随便包柜；
3.BOOKING一定要叫发货人发邮件提供；
4.目的地一定要跟客户二次确认；
5.国际快递发票尽量要客户来做，不要替做,如果客户不会做或者客户要求帮他准备商业发票，做好后一定要发给客户确认了再发货，以免由于目的地海关检验退货责任由我们负责。
6.国际快递发货后不能帮客户修改送货地址（转运费用会按照快递公司的原价，天价）；
7.不能在没有客户同意情况下修改客户的包装！如果换了货物损坏得自己赔偿；
8.时刻记住自己是代理，不能让上家知道下家的联系方式，也不能让客户知道上家的联系方式；
9.区分好客户与供应商，二者不能混，应该给客户的资料一定不能给供应商；
10.每票货的代理账单与客户付款水单，其它相关资料如装箱单，货物图片，代理的报价，修改渠道的聊天内容都要保存在相应的文件夹；
11.国际快递交货严格使用公司的”入仓号“；
12.公司办公室与仓库要注意卫生；
13.客户沟通中一定不能很久才回，不能在跟客户聊天又跑不见了，如果遇到暂时没法回答的一定要跟客户说清楚你去确认，多久才能回他；
14.客户付款水单要核对清楚自己公司的全称，收款账号，这二个一定要一个字都不能错；
15.
细节：细节决定着操作的水平，代表公司的专业程度，代表公司与其它公司的区别；快递出口代理的时间把握，如周4下单客户需要5天内到，周四晚上工厂就生产完货物，但工厂通知明天周五早上十点上班才能过来提货，为什么呢？因为正常来讲他会想着你们晚上不上班，不可能来提货，早上一般9点上班要开会什么的，十点比较合适。按照这样的时间操作周五交货，周六才能报关，报半完赶不上当天过香港的港车，要周天才到香港，周天香港却不上班，只能等到周一下午才能交到FedEx 仓库，这票货物也就是周足足在我们交到FedEx之前四天时间才正常中转。

假如跟周四上午跟工厂沟通后，工厂还是不能确认晚上能不能提货，那么下午五点左右或者快下班时再打电话（很重要的步骤）跟工厂沟通与确认预计什么时候生产生，晚上能不能安排货拉拉过去提货。很大可能晚上是能提到货的，只是他们负责业务的人可能比较早下班，不愿意去交待与安排同事出货。如果下班前再次跟他们的业务沟通，很有可能货已经生产生，或者晚上比较早能生产好，她也有足够的时间安排交待自己仓库的同事到时跟我们衔接提货的事。晚上只需我们把司机资料给到仓库负责人就能提到货。

当晚交到货明天一早就能报关，最迟也是周六早上能过香港交给FedEx仓库，也就是这中间少了二天时间，这二天对于客户总的时间来说很重要！

同事在做准备工作时候，还要交待工厂：1. 贴好入仓单号在每个箱子外面；2. 打印好入仓纸给司机到时交给仓库入仓时使用；3.准备好快递要用的“Commercial Invoice”并帮检查好是否有详细的：品名，材质（二种材质要提供各个材质的百分比含量）、用途、海关编码，荷兰的收货人是是公司还是个人，公司有没有欧盟的EORI号码？如果发票有问题及时叫工厂与国外客户确认，同事也可以直接发邮件给国外客户要到所缺少的资料；4.跟工厂确认报关资料是否准确好，报关行的名称与出口口岸是否登记准确。

唯有每一步都提前准备齐全，尽可能地沟通最能最终为客户节省时间，为客户提供他所支付所得到的应有的服务。如果也不跟工厂核实，盯紧货物的生产时间、安排好提货时间、出口资料等工作，等货好了工厂来催你，报关有问题报关行来催你，发票有问题代理来催你、那么这样的服务跟大多数国际货运代理公司的一样，你向客户收取的运费又不见得比人便宜，站在客户的角度为什么要选择把货物交给你？客户可能觉得大家都一样差的服务，谁的价格便宜我就找谁合作，这是很正常的心态！也是很合理的。慢慢地公司的客户就会流失，没有粘性，

时间就是金钱，操心的细节就是体现一个国际货运代理专不专业的程度。这只是FedEx交仓的一个例子的体现，关于每个国际快递渠道DHL UPS TNT EMS、国际空运、国际海运、铁路运输这些里面不同的公司不同的代理都有着自己公司不同的操作流程、每个步骤的截止时间、每个文件所需要的具体内容要求与规则。

操作每个不同渠道的流程，具体各个环节的时间与文件内容。都需要去反思，总结。

操作中不能遇到不懂的解决不了的就管，每个事情都应该问问什么原因引起的。日积月累就会让自己学得更多，公司的客户也会越来越依赖我们的服务。特别是在出货的旺季，单量多时间紧，做起来就有游刃有余，不慌不忙！能够把每个客户的单都跟好，处理交好。
16，论坚持基本的操作顺序的重要性：BOOKING-跟客户确认好目的地，相关文件才能安排发货！
17，放货一定要工厂的同意，授权！
18，给客户账单，账单名要修改为相应的，空运就空运，快递就写快递，海运就写海运，账单里面的收货人要跟客户确认，尽量跟付款人一致。
19，交接表，不管操作还是业务下单，都必须详细填好客户的联络方式，注意事项，报价，代理收费，从哪里到哪里，运输条款等详细的资料。